Projekt umowy o zarządzanie

PROJEKT   UMOWY

o zarządzanie (administrowanie) nieruchomością wspólną

zawarta dn. .................2025 r.  w Czechowicach-Dziedzicach

Umowa zostaje zawarta pomiędzy:

1. Wspólnotą Mieszkaniową położoną w Czechowicach-Dziedzicach przy
   ul. ............................., którą reprezentuje Zarząd Wspólnoty wskazany w uchwale właścicieli lokali z dnia  ..................... r.

1. ................................................, zam. ……...……... ul. ........................................,  PESEL .....................,
2. ................................................, zam. ……………... ul. ........................................,  PESEL .....................,

zwaną dalej „Wspólnotą”

a :

2. Biurem Obsługi Nieruchomości Edward Moryto z siedzibą w Czechowicach–Dz. /wpisaną do rejestru działalności gospodarczej w Urzędzie Miejskim w Cz.- Dz. pod nr 4985/96/, którą reprezentuje:     
- Edward Moryto  , zwanym dalej „Zarządcą”.

§  1

1. Strony stwierdzają, że przedmiotowa nieruchomość wspólna składa się z nieruchomości gruntowej o powierzchni  .............. m2 oraz domu mieszkalnego – z wyłączeniem lokali – stosownie do treści zapisów w dziale I księgi wieczystej KW KA1P/..................... prowadzonej dla nieruchomości przez Sąd Rejonowy  w …………….. oraz stosownie do treści wypisu z rejestru gruntów.

§  2

1.Wspólnota Mieszkaniowa powierza Zarządcy wykonywanie w sposób samodzielny czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną, a Zarządca powyższy obowiązek przyjmuje.

§  3

1.  Czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną obejmują w szczególności:

1)  prowadzenie wykazu lokali, właścicieli lokali i najemców w lokalach nie wyodrębnionych i weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego lokali i nieruchomości;

2)  prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymaganej przez przepisy Prawa budowlanego;

3)  zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami Prawa budowlanego ;

4)  zlecanie utrzymania w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali , terenu nieruchomości określonego w § 1 umowy, chodnika przed nieruchomością i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z podjętych uchwał, zawartych umów bądź z postanowień ustaw; do obowiązków Zarządcy należy zawieranie umów związanych z realizacją tego zadania;

5)  zapewnienie dla nieruchomości wspólnej dostaw energii elektrycznej, wody i odprowadzania ścieków i wywóz nieczystości stałych;

6)  zapewnienie usług kominiarskich, i innych usług związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej;

7)  zapewnienie bieżącej konserwacji i bieżących napraw nieruchomości wspólnej, a w szczególności napraw budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, zimnej wody, gazu, domofonu i innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej;

8)  usuwanie awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej na warunkach określonych w § 6 umowy;

9)  ubezpieczenie nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych, a Wspólnoty od odpowiedzialności cywilnej ;

10)  opłacanie podatków i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;

11)  zawieranie umów o dostawy, roboty bądź usługi, związanych z realizacją zadań wymienionych w pkt 3-9 umowy, kontrola prawidłowości wykonania tych umów oraz ich rozwiązywanie w przypadkach gospodarczo uzasadnionych;

12)  reprezentacja ogółu właścicieli w sprawach dotyczących wspólnoty przed sądami, wobec organów administracji rządowej i samorządowej, a także w stosunkach z członkami wspólnoty i osobami trzecimi;

13)  przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej;

14)  przygotowywanie projektów planu gospodarczego (w formie planu rzeczowo-finansowego) i korekt tego planu – w tym przychodów i wydatków z funduszu remontowego Wspólnoty Mieszkaniowej;

15)  przygotowywanie rozliczeń planu gospodarczego, o którym mowa w pkt 14 – w tym rozliczeń funduszu remontowego Wspólnoty Mieszkaniowej;

16)  otwarcie rachunku bankowego dla Wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy, z tym, że dla funduszu remontowego powinien być prowadzony odrębny rachunek lub wydzielone subkonto;

17)  prowadzenie ewidencji pozaksięgowej przychodów i kosztów oraz rozrachunków z innych tytułów ;

18)  sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego najpóźniej na 7 dni przed terminem zebrania sprawozdawczego;

19)  pobieranie i windykacja należnych od właścicieli opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, na pokrycie kosztów mediów, usług oraz pożytków i innych przychodów z nieruchomości;

20)  wynajmowanie pomieszczeń w nieruchomości wspólnej na podstawie podjętych uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej

21)  wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali (a w przypadku przyjęcia zlecenia Gminy lub Skarbu Państwa – w stosunku do najemców) – dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej;

22)  rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów zarządzania nieruchomością wspólną – w ciągu roku w formie miesięcznych zaliczek określonych uchwałą właścicieli lokali i świadczeń określonych § 4 ust. 2 umowy, a po zbilansowaniu kosztów utrzymania nieruchomości i przyjęciu przez zebranie Wspólnoty sprawozdania finansowego – w formie wpłat uzupełniających zaliczki ustalone przez Zarządcę;

23)  windykacja opłat należnych od właścicieli lokali w postępowaniu sądowym, na podstawie odrębnej uchwały właścicieli;

24) wykonywanie innych czynności przewidzianych przez ustawę o własności lokali.

    2.Przy pełnieniu czynności wymienionych w ust. 1 Zarządca zobowiązuje się wykonywać postanowienia Statutu Wspólnoty.

§  4

1. Strony ustalają, że opłaty wnoszone przez właścicieli lokali składają się z:

 A. Zaliczki na pokrycie bieżących kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, w skład której wchodzą:

1)  wydatki na bieżące naprawy i konserwację,

2)  opłaty za dostawę energii elektrycznej i i wody – w części dotyczącej nieruchomości wspólnej,

3)  ubezpieczenia i podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli lokali,

4)  wydatki na utrzymanie czystości i porządku,(jeżeli jest podjęta taka uchwała właścicieli)

5)  wynagrodzenie Zarządcy,

6)  koszty eksploatacji, konserwacji i bieżących napraw urządzeń w nieruchomości wspólnej –śmietnika, pojemników na śmieci i innych urządzeń nie wymienionych w pkt 1 i 2, a stanowiących współwłasność właścicieli lokali;

Koszty wymienione w dziale A rozlicza się w stosunku do wielkości udziałów.

B.  Zaliczki na Wyodrębniony Fundusz Remontowy Wspólnoty Mieszkaniowej, z którego pokrywane będą koszty remontów bieżących i kapitalnych oraz modernizacji nieruchomości wspólnej.

2.  Na mocy niniejszej umowy Zarządca jest upoważniony do pobierania opłat za tzw. świadczenia obejmujące dostawy do lokali właścicieli  zimnej wody i kanalizacji, centralnego ogrzewania, telewizji kablowej oraz wywóz śmieci .

• opłata za wywóz śmieci z lokalu – zgodnie z Uchwałą Rady Miasta
• koszty zużycia zimnej wody oraz odprowadzenia ścieków będą rozliczane z właścicielami lokali raz w roku według wskazań indywidualnych wodomierzy, a w przypadku ich braku według osób zamieszkałych lub zatrudnionych na podstawie średniego zużycia w budynku. Rozliczenia następują zgodnie z regulaminem rozliczania wody i kanalizacji.

1. Strony ustalają, że w przypadku zmiany cen za  zimną wodę i kanalizację, gaz(centralne ogrzewanie) , energię elektryczną, wywóz śmieci, odprowadzanie ścieków oraz za inne usługi wpływające na wysokość opłaty – opłata zostanie proporcjonalnie podwyższona lub obniżona od dnia zmiany cen – przez Zarządcę nieruchomości.
2. Roczne rozliczenie kosztów mediów zostanie dostarczone w formie pisemnej lub elektronicznej każdemu właścicielowi lokalu.
3. Wspólnota zobowiązuje się do ponoszenia pełnych kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.
4. Właściciele wnoszą należne opłaty z góry do dnia 10 każdego miesiąca.
5. W przypadku zwłoki w opłatach zarządca nalicza właścicielowi  odsetki w ustawowej wysokości, chyba że uchwała wspólnoty stanowi inaczej.

§  5

1.  Zarządca jest uprawniony do przeprowadzania remontu lub modernizacji budynku wyłącznie na podstawie planu gospodarczego zatwierdzonego uchwałą właścicieli lokali. Postanowienie to nie dotyczy stanów wyższej konieczności (awarii).

2.  Zarządca dysponuje Funduszem Remontowym Wspólnoty Mieszkaniowej wyłącznie w ramach planu gospodarczego lub pełnomocnictwa udzielonego uchwałą właścicieli lokali.

3.  Na zmiany zakresu robót wymagane są odrębne uchwały właścicieli lokali.

4.  Zarządca będzie dysponował kontem bankowym Wspólnoty na wydatki określone planem gospodarczym bądź odrębną uchwałą oraz na koszty eksploatacyjne.

§  6

W przypadku niespodziewanej awarii przekraczającej zakres bieżących konserwacji Zarządca może samodzielnie z posiadanych środków (ze środków funduszu remontowego lub eksploatacyjnego) usunąć awarię i jej skutki, z jednoczesnym powiadomieniem Wspólnoty i złożeniem informacji na najbliższym zebraniu właścicieli nieruchomości.

§ 7

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

I. Oświadczenia Stron o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

1. Wspólnota Mieszkaniowa (ADO) powierza Zarządcy (Procesorowi) do przetwarzania dane osobowe, które zgromadziła zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przetwarza je w zbiorach danych.
2.  Zarządca (Procesor) oświadcza, że zgodnie z art. 28 ust.1 RODO zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych ADO spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą w zakresie i celu określonym niniejszą  umową.
3. Zarządca (Procesor) ponadto oświadcza, ze osobom zatrudnionym przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych nadane zostały stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zgodne z RODO oraz, że te zostały zapoznane z przepisami RODO oraz odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie, osoby te zobowiązały się do ich przestrzegania oraz do nieograniczonego czasem zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.

II. Cel, zakres, miejsce przetwarzania danych osobowych

1. Wspólnota Mieszkaniowa (ADO) powierza Zarządcy (Procesorowi) i poleca przetwarzanie danych osobowych jedynie w celu prawidłowego wykonania wszystkich czynności wynikających z zawartej  niniejszej umowy.
2. Zarządca (Procesor) zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celach związanych z realizacją niniejszej umowy i wyłącznie w zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji tych celów.

III. Zasady Przetwarzania danych osobowych

1. Strony zobowiązują się wykonywać zobowiązania wynikające z niniejszej Umowy z najwyższą starannością zawodową w celu zabezpieczenia prawnego, organizacyjnego i technicznego interesów stron w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych.
2. Zarządca (Procesor) zobowiązuje się podejmować wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO; zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
3. Zarządca (Procesor) przetwarza dane osobowe wyłącznie w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej (ADO).
4. Zarządca (Procesor) może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Osobie Trzeciej do dalszego przetwarzania jedynie w celu wykonania niniejszej umowy.
5. Zarządca (Procesor), biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Wspólnocie Mieszkaniowej (ADO) poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
6. Zarządca (Procesor), uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Wspólnocie Mieszkaniowej (ADO) wywiązać się z obowiązków określonych  w art. 32-36 RODO.
7. Zarządca (Procesor) po zakończeniu świadczenia usług zawartych w niniejszej umowie zależnie od decyzji Wspólnoty Mieszkaniowej (ADO)  usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawa państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
8. Zarządca (Procesor) udostępnia zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej (ADO) wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej (ADO) przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji.

IV. Odpowiedzialność Stron

1. Wspólnota Mieszkaniowa (ADO) ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów prawa w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych według RODO.
2. Powyższe nie wyłącza odpowiedzialności Zarządca (Procesor) za przetwarzanie powierzonych danych niezgodnie z umową.
3. Zarządca (Procesor) odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków, które nakłada na niego RODO lub niniejsza umowa.

§  8

1.  Z tytułu powierzonych niniejszą umową obowiązków Zarządcy przysługuje wynagrodzenie w ustalonej wysokości  Strony ustalają, że  wynagrodzenie powyższe wynosi  ......... zł/m² +VAT zarządzanej powierzchni użytkowej lokali (słownie: ..............groszy /m² ) miesięcznie, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Waloryzacja wynagrodzenia będzie następować na podstawie inflacji ogłoszonej przez GUS .

2.  Zarządca wykonuje wyżej wymienione czynności bezpośrednio, a czynności zastępstwa prawnego, może zlecić osobie albo osobom fizycznym lub prawnym na podstawie umowy, zawieranej przez Zarządcę samodzielnie.

3.  Nadzór nad wykonaniem umowy o zarządzanie należy do Zarządu.

3.  Zarządca upoważniony jest do wystawiania faktur za zarządzanie (administrowanie) bez podpisu Wspólnoty oraz pobierania wynagrodzenia z rachunku Wspólnoty.

§  9

Zarządca oświadcza , że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem czynności zarządu nieruchomością wspólną.

§  10

1.  Na pisemny wniosek co najmniej 1/10 właścicieli lokali, liczonej wg udziałów, Zarządca zobowiązany jest zwołać zebranie właścicieli. Zebranie powinno się odbyć w terminie do 30 dni od daty złożenia wniosku, a jeżeli wnioskodawcy wyznaczyli termin późniejszy – w terminie wyznaczonym przez wnioskodawców.

1. Jeżeli Zarządca nie dotrzymał terminu, o którym mowa w ust. 1, zebranie ma prawo zwołać każdy z właścicieli. Właścicielowi, który w tej sytuacji zwołał zebranie, przysługuje zwrot poniesionych i udokumentowanych kosztów; środki na pokrycie tych kosztów zostaną potrącone z wynagrodzenia Zarządcy.
2. Postanowienia ust. 2 obowiązują również w przypadku, gdy Zarządca nie zwoła najpóźniej na dzień  31 marca każdego roku – zebrania sprawozdawczego, o którym mowa w art. 30 ustawy o własności lokali.

§  11

Niniejsza umowa została zawarta na czas nieokreślony. Każdej ze stron służy prawo wypowiedzenia warunków umowy na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Jednostronne rozwiązanie umowy przez Zarządcę z jednomiesięcznym  okresem wypowiedzenia może nastąpić w wyniku zawinionego przez właścicieli braku środków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Umowa może zostać rozwiązana w trybie natychmiastowym jedynie w razie rażącego naruszenia przez jedną ze stron umowy jej warunków. Za rażące naruszenie umowy  może być uznane jedynie : zaleganie z wypłatą należnego Zarządcy wynagrodzenia przez okres dłuższy niż jeden miesiąc, zawinionego dopuszczenia przez Zarządcę do katastrofy budowlanej.

§  12

     Zmiana umowy oraz jej wypowiedzenie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§  13

Po zakończeniu sprawowania zarządu i powołaniu nowego Zarządcy – ustępujący Zarządca obowiązany jest do:

1)  sporządzenia w terminie 1 miesiąca (z udziałem Zarządu Wspólnoty i nowego Zarządcy) protokołu zdawczo-odbiorczego dotyczącego:

a)  stanu technicznego nieruchomości,

b)  stanu zobowiązań i praw wspólnoty;

nadto do załączenia:

1. informacje o stanie rozliczeń z właścicielami, wykonawcami i usługodawcami,
2. spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej

2)  przedłożenia w terminie 1 miesiąca sprawozdania z dotychczasowego wykonania planu gospodarczego oraz wyciągu z konta bankowego;

1. niezwłocznego wydania majątku wspólnoty oraz wszelkiej dokumentacji dotyczącej nieruchomości i spraw wspólnoty – w tym dokumentacji budowlanej, dotyczącej strony prawnej nieruchomości, zawartych w imieniu wspólnoty umów oraz ksiąg rachunkowych.

§  14

1.  Zarządca jest obowiązany w terminie 1 miesiąca od daty podpisania niniejszej umowy do protokolarnego przejęcia nieruchomości od poprzedniego zarządzającego. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien dotyczyć:

a)  stanu technicznego nieruchomości,

b)  stanu zobowiązań i praw Wspólnoty (po rozliczeniu Wspólnoty przez poprzedniego Zarządcę)

a nadto zawierać:

d)  wykaz osób zatrudnionych, wykonawców i usługodawców,

e)  informację o stanie rozliczeń z właścicielami oraz z wykonawcami i dostawcami,

f)   spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.

2.  Ustępujący Zarządca jest zobowiązany w dacie sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego do przedstawienia sprawozdania z dotychczasowego wykonania planu gospodarczego oraz wyciągu z konta bankowego Wspólnoty.

3.  Nowy Zarządca winien niezwłocznie przejąć majątek Wspólnoty oraz wszelką dokumentację dotyczącą nieruchomości wspólnej i spraw Wspólnoty, w tym dokumentację budowlaną, prawną, księgi rachunkowe oraz umowy dotyczące mienia Wspólnoty.

§  15

1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. Nr 85, poz. 388 z późn. zm.), ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw zawierających regulacje dotyczące prawa własności.
2. Nadzór nad wykonaniem niniejszej umowy należy do właścicieli lokali.

§  16

Wszystkie spory mogące wynikać z postanowień niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby Wspólnoty.

§  17

Umowę sporządzono w  2 egzemplarzach - jeden  dla Zarządcy i  jeden dla Zarządu Wspólnoty.